Gratis voorraadbeheer Excel template: download nu

Een gratis voorraadbeheer Excel template is de snelste manier om grip te krijgen op wat je op voorraad hebt, wat er bijbesteld moet worden en hoeveel je nog kunt verkopen. Je hebt er alleen Excel of Google Sheets voor nodig. Hieronder zie je welke kolommen en formules je echt nodig hebt, hoe je de template invult, en op welk punt een spreadsheet je gaat tegenwerken.

Welke kolommen heeft een goede template nodig?

Houd het simpel: een werkbare voorraadtemplate past op één tabblad. Deze kolommen vormen de basis:

• SKU en productnaam, zodat elk artikel uniek te herkennen is

• Huidige voorraad, het aantal dat fysiek op de plank ligt

• Minimumvoorraad, de drempel waaronder je moet bijbestellen

• Inkoopprijs en verkoopprijs per stuk

• Leverancier en levertijd, handig voor je inkoopplanning

Voeg daarna een paar formules toe die het werk doen. Met =huidige voorraad * inkoopprijs bereken je je voorraadwaarde per regel. Met een eenvoudige =ALS(huidige voorraad < minimumvoorraad; "bijbestellen"; "ok") krijg je automatisch een signaal wanneer iets bijna op is. Zet bovenaan een rij met SOM-formules voor totale voorraadwaarde en aantal artikelen, dan heb je in één oogopslag overzicht.

De template invullen in 4 stappen

1. Maak per artikel één regel aan en vul SKU, naam en huidige voorraad in.

2. Stel je minimumvoorraad in op basis van je gemiddelde verkoop en levertijd, zodat je nooit zonder komt te zitten.

3. Werk de voorraad bij na elke inkoop en verkoop. Doe dit op een vast moment, bijvoorbeeld dagelijks aan het einde van de dag.

4. Filter wekelijks op de regels met "bijbestellen" en plaats je inkooporders per leverancier.

Werk je met meerdere mensen in hetzelfde bestand, gebruik dan Google Sheets in plaats van een lokaal Excel-bestand. Zo voorkom je verschillende versies die door elkaar lopen.

Wanneer loopt een spreadsheet vast?

Een template is prima om mee te starten, maar zodra je via meerdere kanalen verkoopt wordt handmatig bijhouden een risico. Verkoop je hetzelfde artikel op je webshop en marktplaatsen, dan loopt je Excel altijd achter op de werkelijkheid. Het gevolg is overselling: je verkoopt iets dat er niet meer is. Een spreadsheet kan ook geen verzendlabels maken, geen track & trace terugkoppelen en geen picklijst genereren voor je magazijn.

Op dat punt stap je over op software die je voorraad realtime synchroniseert. ShopLinkr verwerkt je bestellingen uit alle kanalen op één plek en houdt je voorraad automatisch gelijk, zodat je nooit meer oververkoopt. Daarbij krijg je picklijsten met een slimme looproute, barcodescanning en verzendlabels voor onder andere PostNL, DPD en MyParcel via je vervoerders.

Veelgestelde vragen

Is een Excel template echt gratis?

Ja. Je bouwt zelf een voorraadtemplate in Excel of Google Sheets zonder kosten. Je betaalt pas zodra je voor automatisering of meerdere verkoopkanalen kiest.

Wat is het verschil met voorraadsoftware?

Een template vul je handmatig in en werkt per los bestand. Software koppelt je verkoopkanalen, werkt de voorraad automatisch bij na elke verkoop en regelt ook je orderverwerking en verzending.

Begin gerust met een spreadsheet. Merk je dat je voorraad niet meer klopt zodra de orders binnenstromen, dan is het tijd voor de volgende stap. Probeer ShopLinkr 14 dagen gratis en zie hoe het is om je voorraad zichzelf bij te laten houden.